Qu'est-ce que la NIA ?
La Note d'Information Annuelle (NIANote d'Information Annuelle) est un document légal obligatoire que nous envoyons à nos clients. Elle détaille la consommation relevée par nos appareils :
- Répartiteurs de Frais de Chauffage (RFCRépartiteurs de Frais de Chauffage)
- Compteurs d'Énergie Thermique (CETCompteurs d'Énergie Thermique)
- Eau Chaude Sanitaire (ECSEau Chaude Sanitaire)
Pourquoi ce suivi est vital ?
Certains clients peuvent légalement refuser cette option facturée. Il est essentiel de tracer ces refus pour :
- Justifier la non-application en cas de litige.
- Assurer notre conformité légale.
- Maintenir la transparence avec nos clients.
Notre Solution : Suivi Centralisé sur Notion
Pour gérer des milliers de contrats, la Direction Technique a mis en place un système robuste sur Notion. Une base de données unique est dupliquée pour chaque agence, contenant toutes les vues nécessaires.
Points Clés :
Statuts Clairs pour un Suivi Précis
Des statuts spécifiques permettent de suivre l'état de chaque contrat après la facturation initiale.
Contrat en cours, aucune opposition.
Refus pour un contrat ou une résidence.
Refus du client pour tous ses contrats.
Comment Gérer les Refus ?
La procédure de désactivation varie légèrement selon la vue utilisée dans Notion. Sélectionnez l'onglet correspondant à votre cas.
Désactiver un seul contrat
- Localisez le contrat et cliquez sur le bouton Désactiver NIA (❌).
- Confirmez, puis précisez si la LRARLettre Recommandée avec Accusé de Réception est archivée ou non.
- Le statut passe à Refus Unitaire Post-Factu.
- Le contrat apparaît dans "Mes Lettres de Refus à Archiver" si nécessaire.
Désactiver tous les contrats d'un client
- Recherchez le client pour filtrer la vue.
- Sélectionnez tous les contrats affichés via la case à cocher principale.
- Dans la barre flottante, changez le "Statut NIA" pour Refus Total Post-Factu.
- Archivez la LRARLettre Recommandée avec Accusé de Réception globale sur une seule ligne, puis cochez "LRAR Archivée (☑️)" pour tous les contrats du client.
Désactiver un contrat unitairement
- Localisez le contrat et cliquez sur le bouton Désactiver NIA (❌).
- Confirmez, puis précisez si la LRARLettre Recommandée avec Accusé de Réception est archivée ou non.
- Le statut passe à Refus Unitaire Post-Factu.
- Le contrat apparaît dans "Mes Lettres de Refus à Archiver" si nécessaire.
Désactiver tout un groupe
- Recherchez le groupe (résidence) pour filtrer la vue.
- Sélectionnez tous les contrats du groupe via la case à cocher principale.
- Dans la barre flottante, changez le "Statut NIA" pour Refus Unitaire Post-Factu.
- Rendez-vous dans "Mes Lettres de Refus à Archiver" pour finaliser le processus d'archivage.
Finaliser l'Archivage des Lettres de Refus
Cette étape est essentielle pour conserver une preuve du refus. La vue "Mes Lettres de Refus à Archiver" liste tous les contrats pour lesquels l'archivage n'a pas encore été effectué.
Procédure d'archivage :
- Cliquez directement à l'intérieur du champ de la colonne "Lettre de Refus".
- Sélectionnez "Choisir un fichier" pour téléverser le document depuis votre ordinateur.
- Une fois le document chargé, cliquez sur le bouton "LRAR Archivée ☑️" à droite de la ligne du contrat.
- Le contrat disparaîtra alors de cette vue de suivi.
Les Bénéfices de ce Suivi
Conformité Légale
Justification claire et rapide des refus.
Gain de Temps
Processus standardisés et efficaces.
Transparence
Visibilité en temps réel de l'état des contrats.
Analyse Facilitée
Statistiques pour une meilleure prise de décision.
Contacts Clés
Pour toute question ou en cas de blocage sur cet outil, n'hésitez pas à contacter :
Thomas RAMBAUD ou Aurélien DA COSTA
Membres de la Direction Technique